Posada en funcionament d'una oficina de tramitació ràpida (OTRA) de la Direcció General d'Indústria, del Govern de les Illes Balears

Abstract

La Direcció General d’Indústria té com a principal finalitat el control de les instal•lacions i de diferents activitats de l’àmbit industrial; exerceix aquesta funció mitjançant la tramitació de documentacions tècniques i la inspecció.

Com tota Administració Pública, es troba en un entorn molt dinàmic, on només les empreses més competitives poden subsistir i els ciutadans tenen noves necessitats molt diferents de les de fa un temps. Ambdós, empreses i ciutadans, exigeixen serveis de qualitat a un sector públic que no té altra alternativa que caminar en la mateixa direcció.

L’objectiu d’aquest treball és planificar una sèrie d’accions estratègiques que permetran la millora dels serveis oferts a fi de complir amb les expectatives de la ciutadania. S’ha realitzat una anàlisi interna i de l’entorn de l’organització, el resultat de la qual ha estat la detecció d’una sèrie de punts de millora. A continuació s’ha definit una pla operatiu de qualitat, emmarcat dins del segon Pla Estratègic de Qualitat del Govern de les Illes Balears, amb tres propostes d’actuació: la separació de funcions, la tramitació ràpida d’expedients i el pla de formació.

Les propostes esmentades constitueixen les bases d’una nova unitat orgànica (Oficina de Tramitació Ràpida), el model organitzatiu de la qual queda definit en els diferents apartats del treball. Igualment, s’hi descriu el procés de posada en funcionament dels distints procediments que es vagin adaptant al nou sistema i la planificació dels treballs a dur a terme, que seguiran el cicle de la qualitat de Deming, és a dir, planificar, fer, verificar i actuar.

The General Directorate of Industry takes as a principal purpose the control of the installations and different activities of the industrial area; it exercises this function by means of the procedure of technical documentations and the inspection.

As the rest of the public administrations, it is in a very dynamic environment, in which only the most competitive companies can survive and the citizens have new needs very different from the ancient ones. Both, companies and citizens, demand quality services from a public sector that has not another alternative that to go in the same direction.

The target of this work is to plan a series of the strategic actions that will allow the improvement of the services offered in order to fulfil the expectations of the citizens. An internal analysis has been realized and of the environment of the organization, which result has been the detection of a series of points of improvement. Next, it has been defined an operative plan of quality, framed in the Second Strategic Plan of Quality of the Government of the Balearic Islands, with three performance proposals: the separation of functions, the fast procedure and the plan of formation.

The said proposals constitute the bases of a new organic unit (Office of Fast Procedure), which organizational model is defined in the different paragraphs of the work. Equally, in the same one, the process to bring the different procedures into operation is described and also the planning of the works to carry out, that will follow the Deming cycle of quality, that is to say plan, do, check, act.

Like conclusion, we will see that the designed operative plan fulfills the market targets. However, there are still some points of improvement that are out of its reach, or that are affected only in a partial way, which reinforces the idea of that the progress of the organizations is a long term work and that, as continuation of this one, there must be other plans, with gradually more ambitious targets.